Herhangi bir kişi, deneyimi ne olursa olsun, yeni bir yerde stres yaşar. Kurumların hedefi yeni çalışanların hemen ekibin bir parçası olduğunu hissedecekleri koşullar yaratmaktır. Hediye, zor bir ilk güne pozitiflik katar ve yeni gelenin takıma rahatça uyum sağlamasına yardımcı olur.
Artık çoğu şirket yeni gelene ekibin parçası olduğunu hissettirmek için Hoş Geldin Kiti hediye etmeyi kurumsal gelenek haline getirdi. Takdir edildiğini hissettiren, hızla uyum sağlamasını destekleyen, çalışanın sadakatini artıran oldukça etkili bir yöntem.
Hoş Geldin kitleri son birkaç sene içerisinde büyük bir evrimden geçti. Kurum logolu poşetinde verilen kurumsal ajanda ve kaleme zamanla kupalar ve flaş bellekler eklenmeye başlandı, bir dönem t-shirt ve çorap tarzı hediyeler dağıtıldı ve günümüzde artık yeni gelenlere dağıtılan özel içerikli, kişiselleştirilmiş ve çevre dostu kitleri görmeye başladık. Sürdürebilirliği düşünen kurumlar ek paketlemesinden vazgeçip, açıldıktan sonra oluşacak çöpü minimuma indirmeyi hedefliyor.
Yeni çalışanlar ‘Hoş Geldin Kitleri’ni sosyal medyada aktif paylaştıkları için, Hoş geldin Kitleri artık işveren markalarının rekabet unsurlarından biri oldu. Kurumunuz hakkında henüz bilgisi olmayan insanların bile ilgisini çekmeyi başarabilirsiniz bu paylaşımlar sayesinde.
Hoş Geldin Kit içeriğini belirlemek için her şeyden önce, nasıl bir etki ve duygu yaratmak istediğinize karar verin.
Tabii ki kit tasarımı kapsamında kreatif ajans ile çalışılabilir, fakat en gerçekçi iç görü ve önerileri hali hazırda kurumunuzda çalışanlardan alırsınız. Fikir geliştirme aşamasında mutlaka öneriler için çalışanlara anket veya focus grup üzerinden danışmakta fayda var.
Kit içeriklerinin ofis raflarında tozlanmasını istemiyorsanız, aynı anda hem kullanışlı hem güzel hem de eğlenceli bir kit oluşturmak kolay bir iş olmamakla birlikte ona göre bir hediye seçimi yapmalısınız. Madem insan yaşadığı deneyimi unutup, nasıl hissettiğini asla unutmaz, o zaman kurumunuzdaki ilk günü mutluluk ile hatırlanacak hale getirmeye odaklanın:
Hoş geldin deyin
Ekibin Yeni üyesi için mesaj içeren mektup veya Hoş Geldin Kartı ekleyin.
Tanıtım yapın ve bilgilendirin
Temel karşılama setinin olmazsa olmazı yararlı bilgiler, ofis kuralları, kırtasiye ve ofis gereçleri için yönlendirme, hepsi tabii ki kurum logosuyla.
İşe alınan kişiyi takım kültürünün ve değerlerinin temelleriyle tanıştırmak için şirketin tarihini, kurumsal davranış politikasını, değerlerini ve diğer çok önemli şeyleri kısaca açıklamak için karşılama setine bir başlangıç el kitabı koyulabilir.
Adaptasyona yardımcı olun
İşin ilk günlerinde yeni başlayanlar için doğru şifreyi nereden alacaklarını bilmemek, telaşla erişim yetkisi istemek ve nereden başlayacağını bilememek nadir değildir.
Masaüstünü açmak, e-postaya giriş yapmak, ilk görevi içeren e-postayı bulmak ve talimatları takip etmek için gereken tüm bilgileri kit’e ekleyin.
İletişimi artırın
Meslektaşları ile bağlantı kurmasına yardımcı olacak lezzetli bonbonlar ekleyebilirsiniz. Paylaşmak muhabbet artırır, destek istemekten çekinen yeni çalışanın daha rahatça ekip üyelerine yaklaşmasını sağlar. Onboarding otomasyon platformunun yardımı ile tüm ekibe öncesinden yeni başlayan kişinin bilgilerinin iletilmesini sağlayabilirsiniz.
Kullanışlı olmasını sağlayın
Mesela Power bank- artık herkesin bir akıllı telefonu var, dolayısıyla harici pile herkesin ihtiyacı var.
Yeni başlayan çalışan Hoş geldin kitinin içeriğini eve de taşımak isteyebilir, dolayısıyla hepsini koyacak bir şeye ihtiyacı var: bez çanta poşet veya kutuya göre her zaman daha kullanışlı ve çevre dostu bir tercih olacaktır.
Her insanın ihtiyaçları ve tercihleri farklı olduğu için, yeni gelen çalışana birkaç hediye opsiyonu arasından seçebileceği kupon verebilirsiniz: üst yönetim ile yemek, kulaklık, indirim vb.
Yaratıcılığınızı kullanarak her bütçeye uygun kit oluşturulabilir. Stickerpack’lar ve eğlenceli rozetler, ekibin sevdiği müziğin playlist linki, tüm ekip üyelerinin imzaladığı hoş geldin notu, şirkette gelişimini takip edecek ekilebilir fidanlar, evden çalışanlara terlik, aromalı kahveler, bitki çayları, tohum topları veya sokak hayvanları için küçük mama paketleri, magnetler veya atıştırmalıklar yüksek maliyetli olmamasına rağmen, havalı ve ilginç olabilir. Şirketinizin genel misyonu ve vizyonu çerçevesinde içerik zenginleştirilebilir.
Karşılama paketi, şirket adına bir tür misafirperverlik ve özen göstergesidir, ama tek başına olumlu onboarding süreci yaşatması için yeterli değildir. Harika bir ilk izlenim bırakmak için aday teklifi kabul ettiği gün itibariyle iletişim, bilgi aktarımı ve evrak sürecini yönetip, ilk günden tüm ilgili partilerin (BT, İK admin ekibi, İdari İşler, İş birimi yöneticisi) bilinçli ve hazır olması gerekir.
Yeni başlayan çalışanın imza süreçleri, bilgisayar temini, hoş geldin kit dağıtımı, giriş kartı alımı kapsamında süreçte rol alan herkesin bilgilendirilmesi ve takibi için Harmonise Onboarding platformunu tercih edebilirsiniz. Farklı departmanlarınıza sunacağınız kontrol listeleri ile hiçbir ayrıntıyı göz ardı etmeden çalışanlarınızın onboarding süreçlerini daha sürdürülebilir, kolay ve dijital hale getirip ister ofisten isten evden çalışma ortamında çalışanlarınızı sorunsuz işe başlatıp, hoş geldin kitlerinin zamanında dağıtılmasını sağlayabilirsiniz.