Eroğlu Holding’in yaklaşık 40 sene önce kurduğu COLİN’S markası bugün Türkiye’nin perakende sektörün önde gelen oyuncuların biridir. Jean ve moda ürünleri alanında faaliyet gösteren COLIN'S’in bugün dünyanın 37 ülkesinde 600' e aşkın mağazası bulunuyor. Avrupa’nın en büyük Jean üretim tesisi olan Çorlu fabrikanın yanı sıra İstanbul, Aksaray ve Mısır’da fabrikalarında üretim yapılıyor.
Perakende sektörü personel devir oranların yüksekliği ve hızlı büyümeye yönelik strateji nedenleri ile İnsan Kaynakları yönetimi açısından en zor ve karmaşık sektörlerin arasında yer aldığı sır değildir. Ama COLİN’S İK ekibi inovatif çözümleri uygulayarak verimliliği en üst seviyelerinde tutmayı başarıyor.
COLİN’S Mağaza Personel Terfi Süreci
Özellikle 18-30 yaş grubu adayları tercih ettiği perakende sektöründe genç yeteneklerin motivasyonu yüksek tutması mağazanın hedef tutturması ve müşteri memnuniyeti açısından kritik. Mağaza çalışanlarına kariyer imkânı sunmak ve dış kaynağın yetersiz olduğu durumlarda normu tamamlamak adına COLİN’S İK ekibi mağaza çalışanları için terfi sürecini hayata geçirdi. İç terfi süreci İK operasyonu açısından açılan pozisyonları hızlı bir şekilde deneyimli personel ile kapatma fırsatı sunarken, gelişimine önem veren yeni nesil çalışanları için motivasyon kaynağı oldu.
COLİN’S’ın farklı lokasyonlardaki mağazalarda 1600 çalışana standart ve şeffaf süreçlerin sunması, onların kendi kariyer yolculuklarını planlamasını sağlıyor ve uzun vadede aidiyet ve performansı etkiliyor. Her çalışan bir üst pozisyona geçmek için hangi hedeflere ulaşması gerektiğini işe girdiği andan beri biliyor ve kariyer hedefleri doğrultusunda hareket ediyor.
Hali hazırda COLİN’S mağaza personelin kariyer yolculuğu 5 basamaktan oluşuyor:
- Satış danışmanı
- Uzman satış danışmanı
- Kasiyer
- Mağaza Müdürü 2
- Mağaza Müdürü 1
Her unvan için sonraki pozisyona terfi etmek için belli kriterleri var: kıdem, sınıf içi ve e-eğitim tamamlama oranları, disiplin kuralları içerisinde belirli sürede ceza almamış olmak, hedef ve performans göstergeleri gibi. COLIN’S unvan deneyimi sistemde bir üst pozisyona geçmek için gereken kriterlerden biridir. Kriteri sağlayan herkes sürece dahil ediliyor.
Dijitalleşmeden önce
İç terfi süreci ilk hayata geçirildiğinde envanter ve yüz yüze değerlendirme merkezi uygulamasından oluşuyordu. Önce adayların kişilik envanterlerinin oluşturulması bekleniyor ve sonuçlarına bakılarak değerlendirme merkezi için davet ediliyordu. Farklı lokasyonlardan çalışanların genel merkeze gelmelerini sağlanma ve koordinasyonu büyük iş yükü oluşturduğu için İnsan kaynakları ekibi 3 ayda bir terfi yapılabiliyordu.
Daha hızlı ve daha az maliyetli bir süreç yaratmak için COLİN’S İnsan kaynakları ekibi süreci dijitalleştirmeye karar aldı.
Dijitalleştikten Sonra
Süreç otomasyonu için COLİN’S İK ekibi Peoplise yetenek kazanım platformu Analyse’ı tercih ederek terfi süreçlerini 2 haftaya indirdi.
Otomatik akışlar sayesinde her ayın ikinci haftası kriterlere uygunluk kontrolü yapılan uygun adaylara başvuru için Peoplise platformu üzerinden başvuru linki gönderiliyor. Platform üzerinden adaylar EİCOM PLUS (Assessment Systems) Yetkinlik Envanterini tamamlıyor ve profil uyumluluğunu 60% üzerinden olan çalışanlar bilgi sınavı aşamasına geçiyorlar. Olumlu adaylar video mülakat sistemi üzerinden online vaka çalışmasına katılıyor. Sorulan sorularda müşteri odaklılık, ticari bakış açısı, iletişim becerileri ve problem çözme yetkinliklerini gözlemleme hedefleniyor.
Peoplise ile adayların değerlendirmeleri çok daha hızlı yapılabiliyor. Yüzyüze görüşmeye gerek kalmadan kişilerle video mülakat yapılarak süreç her iki taraf içinde kolay oldu.
Human Resources Business Partner Supervisor
Başvurudan sonra sonuç açıklamaya kadar 2 haftalık gibi kısa sürede terfi edilecek çalışanlar belli oluyor. Çok kademeli işlemleri tek panelden tüm süreç boyunca rahatlıkla yönetilebiliyor olması sayesinde terfi süreci artık ayda bir yapılabiliyor. Çalışanlar da sürecin online ve kolay takip edilebilmesinden memnun.
Her ay sürece 5-50 arası çalışan katılıyor, 2022 senesinde 142 İç Terfi proje kapsamında bir üst unvana geçerek kariyerlerine devam etti.
Sonuç
Sürecin dijitalleştirilmesi hız, maliyet ve operasyonel yükü azaltmanın yanı sıra kullanıcıların memnuniyetini de beraberinde getiriyor. Peoplise’a geçtikten sonra COLİN’S’te yüzyüze yapılan değerlendirme merkezi ulaşım, konaklama ve değerlendirici maliyetleri ortadan kalktı. Ekibin Değerlendirme Merkezi organizasyon telaşları ve koordinasyon gibi gereksiz iş yükü yok oldu. Yüz yüze görüşmeye gerek kalmaması süreci hızlandırdı. Terfi süreci daha hızlı, kolay ve şeffaf yapılabiliyor oldu. Verilerin tek platformda toplanması ve kolay erişilebilir olması gelecekte veri analizin yapılması mümkün kılıyor.