20 günde uzaktan çalışma ortamında stajyere olumlu deneyim yaşatıp, kurum kültürünün aşılanması mümkün mü? İmkânsız görünse de, SOCAR Türkiye İK ekibi tüm öngörülen zorluklara meydan okuyor.
2022 senesinde online formatta yapılan 20 günlük yaz dönemi stajının başarı hikayesini ve süreç tasarımını sizler için derledik.
Türkiye’nin en büyük endüstriyel holdingi olarak başta petrokimya, rafinaj, doğal gaz iletim ve dağıtımı, lojistik olmak üzere birçok sektörde faaliyetlerini sürdüren SOCAR Türkiye, kaynaktan son kullanıcıya kadar uzanan değer zinciriyle Türkiye’nin uluslararası enerji arenasında önemli bir güç haline gelmesine destek veriyor. Türkiye’de 10 yılı aşkın sürede oluşan güçlü kurum kültürü ve çalışanlarına verdiği değer sayesinde 5 bin 300 kişinin çalıştığı kurum %98 çalışan memnuniyet skoruna ulaşmayı başarmış, Türkiye’nin en iyi işverenleri arasında yer alıyor.
Geleceğin liderlerini SOCAR Türkiye’ye kazandırmak için İK ekibi çeşitli genç yetenek projeleri sürdürüyor. Bunlardan en önemlisi 2-3-4. sınıf üniversite öğrencilerinin kişisel ve mesleki gelişimine katkı sağlamayı hedefleyen Yaz Dönemi Üniversite Staj programı.
“Yeni mezun” işe alım süreçlerinde öncelik stajyerlerde olduğu için üniversite döneminden itibaren SOCAR’da çalışmanın ruhunu göstermek kritik önem taşıyor.
Değişen iş hayatı dinamikleri ile beraber staj da online platforma taşındı. SOCAR’da hayatı ve çevik çalışma kültürünü görmeyi sağlayan stajın kurgusunda, uzaktan çalışmaya rağmen SOCAR’lı olma duygusunu yaratma en önemli adım olarak yer alıyor.
Planlama:
Süreç, bütçe doğrultusunda işe alım planlaması yapılacak stajyer sayısını belirlemek ile başladı. Bu doğrultuda tüm iş birimleri bilgilendirildi ve stajyer talepleri toplandı, aday değerlendirmesi sonucunda yerleştirilme başvuruları ve iş birim talepleri eşleştirmesi yapıldı. Başvururken stajyere kendine uygun staj dönemini (Haziran/Temmuz/Ağustos) ve staj yapmak istediği birim/birimleri seçme hakkı tanındı.
Yöneticilerin süreci desteklemelerini sağlamak amacı ile stajın şirketin stratejisi açısından önemini anlatan sunum hazırlandı; süreç boyunca kullanılan değerlendirme araçları, zaman planlaması ile ilgili haftalık bilgilendirmeler yapıldı. Böylece birim yöneticilerinin her aşamada destekleyici ve takipçi olmaları sağlandı.
Yöneticilerin beklentileri ve ihtiyaçları önceden anlaması, yerleştirme için sadece İK tarafından değer bazlı mülakatın yapılmasını yeterli kıldı. Böylece süreç uzamadan adaya hızlı geribildirimler verildi.
Başvuru toplama ve değerlendirme için Peoplise’ın sunduğu dijital işe alım platformu Analyse kullanıldı.
Otomatik akışlar sayesinde başvuru - ön değerlendirme - yetenek sınavı ve video mülakat aşamaları İK ekibinin minimum eforunu gerektirecek şekilde gerçekleşti. Peoplise platformu kullanımı kolay başvuru mikrositesini oluşturmayı sağladı.
Adayları değerlendirmek için kriter bazlı ön eleme, GYS ve 3 video soru aşamaları kullanıldı. Her aşama için kriter belirlenip olumsuz adaylara otomatik olumsuz dönüşler Peoplise platformu üzerinden yapılırken, olumlu adaylara sonraki aşaması için otomatik davet iletildi. İK tarafından tüm video mülakatlar izlenerek değerlendirme yapıldı.
Böylece 2 haftalık kısa bir sürede SOCAR işe alım ekibi 3 bin 575 başvuruyu 251 son değerlendirme aşamasına kadar getirmeyi başardı ve 82 stajyeri staja başlattı.
Staj Programın İçeriği
Staj programının iki taraf için de verimli olması için içeriği doğru belirlemek çok önemli. Staj programı hazırlanan Yetenek Kazanım Ekibi önceki dönem stajyerlerinden aldıkları geribildirimleri, üniversite etkinliklerinde aldıkları sorular ve benchmark çalışmalarını baz aldı. Böylece staj programına, lider sohbetleri ve stajyer olarak başlayıp SOCAR Türkiye’de çalışmayadevam eden kişiler ile tanışma eklendi.
Program boyunca stajyerlere kariyer gelişimi, gelişim alanları ile ilgili eğitim, CV hazırlama ve mülakat teknikleri eğitimi ve kendi güçlü alanlarını görmelerini sağlayan Owiwi kişilik envanteri eklendi. Staj programı sonunda tüm stajyerlere “Staj Değerlendirme Anketi” iletildi.
Benchmark çalışmaları gerçekleştirdik. Bir stajyerin beklentileri neler olabilir, nasıl eğitimler ilgilerini çeker, sadece teknik değil soft skill eğitimler neler olmalı araştırma yaptık. Yetenek Kazanım ekibi, eğitmenler – mentorlar ile içerik ile ilgili birebir iletişime geçerek 20 iş gününü dolu dolu geçirecekleri bir program hazırladı. İç kaynaklarımızdan faydalanmak istedik, 3 eğitim dışında diğer süreçlerimizin hepsini iç kaynaklarımız ile ilerletiyoruz, stajyerler şirket içinden birilerini görmek, dinlemek ve tanışmak istiyor.
SOCAR Türkiye Yetenek Kazanım Yöneticisi
İletişim
Programı duyurmak ve ilgilenen adayları başvuru mikrositesine yönlendirmek için SOCAR’ın Instagram ve LinkedIn hesapları üzerinden dış iletişim, şirket içinde ise mailing ile şirket içi çalışan bilgilendirmesi gerçekleştirildi. Üniversite etkinliklerine katılan birim yöneticileri staj imkanlarından bahsettiler.
Özellikle yeni mezun planlaması yapan şirketler için üniversite etkinlikleri öğrencilerin şirketi tanımasına olanak sağlıyor. Z kuşağı başta olmak üzere büyük bir çoğunluk şirketlerin sosyal medya hesaplarını takip ederek süreçler hakkında bilgi sahibi olmaya çalışıyor. Aday profilleri açısından bakacak olursak şirket kültürü, yaptığınız sosyal sorumluluk projelerini adaylara ulaştırabilmeniz oldukça önemli.
SOCAR Türkiye Yetenek Kazanım Yöneticisi
Süreci tasarlarken büyük önem zamanında dönüşlere verildi. Telefon ya da mail ile soru soran adaylara birebir dönüşler yapılması ve olumlu/olumsuz sebeplerin iletilmesi süreci çok özel kılıyor. Ayrıca staj programına dahil olan stajyerlerimize her adım için toplu değil “kişiye özel” bilgilendirme yapıldı. Böylece İK ekibi henüz başlamamış stajyerler ile iletişim kurmuş oldu, akıllarına takılan her konuda bize istedikleri gibi ulaşabilme imkânı ve hızlı dönüş sağladılar. Evrak süreç detayları, program takvimi, mentor bilgileri paylaşıldı. Program başlamadan önce her dönem için ayrı whatsapp grupları kuruldu, böylece İK ekibi staj boyunca anlık olarak whatsapp üzerinden iletişim halindeydi. Staj programı içinde stajyerlerimiz kendi Instagram ve LinkedIn hesaplarında çok sayıda paylaşım gerçekleştirdiler. Ve staj sonunda “Staj Değerlendirme Anketi’nde değerli geribildirimlerini paylaştılar
Sonuçlar:
SOCAR Türkiye İK ekibi 2 haftalık sürede 3 bin 575 başvuru almayı başardı. Yapılan detaylı planlama ve tercih edilen süreç otomasyonu sayesinde online sınav ve mülakat aşamaları 2 haftada tamamlanıp, stajyerler 1 aydan kısa sürede yerleştirme ile ilgili bilgi aldılar ve mayıs ayının ortasında akademik yıl bitmeden staj evraklarını toplamaya başlayabildiler.
20 iş günü gibi kısa bir sürede her stajyer için mentor atanması ve birlikte belirledikleri konu üzerinden çalışmaları, gelişimin kişilik envanter ve eğitimler ile desteklenmesi üniversite stajını çok özel kılan unsurlar. “Staj Değerlendirme Anketi” sonucunda stajyerlerin memnuniyet oranının %95 olması şaşırtıcı değil; özellikle vurgulanan olumlu noktalar arasında; staj içeriği, kurulan iletişim ve ulaşılabilirlik yer aldı.
Doğru planlama yapıldığında ve ihtiyaçlar belirlendiğinde, kısa gibi görünen 20 günlük stajın verimli geçmesinin sağlaması mümkün.