Endüstri, lojistik, perakende veya bankacılık sektöründe çalışıyorsanız, stajyer veya yeni mezun işe alımı yapıyorsanız mutlaka toplu işe alım kavramı ile tanıştınız.
Toplu işe alım sürecinde, aynı tür pozisyon için çok sayıda çalışanı işe almanız gerekir. Örneğin bir otel veya zincir kafe açarken aynı gün, aynı pozisyonda işe başlayabilecek onlarca kişi bulmak için toplu işe alım yapmanız gerekir. Benzer bir şekilde personel sirkülasyonu yüksek olan veya mevsimlik çalışan ihtiyacı olan firmalarda periyodik personel yenileme yapmak için.
Onlarca hatta yüzlerce pozisyon olduğunda İK süreçleri özel bir yaklaşım gerektirir. İster 1 ister 5000 çalışanı işe alın, amacınız her pozisyon için yetkinlikleri ve psikolojik özellikleri açısından şirketinizin ihtiyaçlarını karşılayacak doğru kişiyi bulmaktır, ve aday kalitesinden feragat etmemektir. Bunu da 6 adım ile kurgulamak mümkün:
1) Planlama
Kurumda toplu işe alım ihtiyacı ortaya çıktığında süreç planlaması için vakit ayrılması gerekiyor. Planlama aşamasında işe alım programının amaç ve hedeflerini belirlemek kritik. Bir vizyon olmadan, adayların seçimi için algoritma oluşturmanız mümkün olmayacaktır, bu da tüm kampanyanın sonucunun hayal ettiğiniz gibi olmayabileceği anlamına geliyor. Açık pozisyon türleri, süre, maliyet ve metodoloji mutlaka belirlenmeli.
- Kimi, kaç sayıda ve hangi koşullarda işe almanız gerekiyor?
- Hangi finansal maliyetlere katlanabilirsiniz, bütçeniz nedir?
- Ne tür insan kaynaklarına ihtiyacınız olacak (şirketin İK departmanının çalışanları mı işe alımı yapacaklar, yoksa operasyon ajansa mı devredilecek?)
Bu soruları cevaplamanız gerekir.
Tabii ki işe alım programının en önemli iç müşterisi yeni gelen personelin çalışacağı birim yöneticileri. Planlama aşamasında onlar ile birlikte adayların profilini belirlemek, seçmek için kriterleri açıkça tanımlamak, karar aşamasında sorun yaşamayacağınız anlamına gelir.
İşe alım ekibinin kaynakları ve fırsatları objektif olarak değerlendirip diğer departmanlardan paydaşlar ile işbirliği yapması gerekebilir. Örneğin Pazarlama departmanından hedef kitlenize uygun pazarlama kampanya konusunda destek olabilir, iş teklifi iletme sürecini İletişim Merkezi yürütebilir, veya bu süreç outsource da edilebilir.
Adayların geçeceği adım sayısını minimumda tutmak ve süreci hızlı ilerletmek sadece İK için faydalı değil, aday deneyimine de olumlu etki yaratır.
İK’da hep diyoruz ki başvuru sayısı önemli değil, aday kalitesi daha önemli. Ama toplu işe alım sürecinde artık unutmaya başladığımız işe alım huniyi hatırlamakta fayda var. Bu şekilde süreç planlaması her aşama için bize erken uyarı sistemi oluşturur. Halihazırda çalıştığınız sektör özelinde bir pozisyonu doldurmak için kaç kişinin sürece dahil edilmesi ve kaç kişi ile mülakat yapılması gerektiğini biliyorsunuz. Örneğin satış elemanı seçiminde mülakata gelen adayların sadece %10'u şartları karşılıyor. Bu nedenle, 50 satış elemanı işe almak için 500 görüşme yapmanız ve bir görüşme için 500 aday almak için 5.000 kişinin açık pozisyon hakkında bilgi alması gerekir. Toplu işe alım planınızı yaparken bu verileri dikkate alırsanız her aşamada kaç adayın olması gerektiğini aşağı yukarı öngörürseniz, yeterli başvuru alamadığınızda gerekli aksiyonları hayata geçirebilirsiniz.
Benzer şekilde en fazla adayın hangi aşamada elendiğini takip edersiniz.Bu ilerleyen zamanda daha etkin ve maliyeti daha düşük bir süreç planlamasına destek olur. Örneğin yüksek oranda aday, belge kontrolü aşamasında eleniyorsa, bu aşamayı süreçte öne taşıyabilirsiniz.
2) Geri Bildirim Yönetim Sistemi
Açık ve şeffaf bir yanıt yönetim sistemi, toplu işe alımda belki de en önemli unsur. Çok sayıda aday ile çalıştığınız için onlar size telefon/mail veya mesaj ile dönmeden, siz bilgilendirme yaparsanız, operasyonel olarak tek tek bireysel cevap vermek için zaman kaybetmezsiniz. Önden süreçte olan adaylar için iletişimi nasıl organize edeceğinizi belirlemek, kanalları oluşturmak ve sorumlulukları belirlemek önemli. Doğal olarak, insanlar seçim sürecindeki açık ve şeffaf iletişimden etkilenirler. Kötü deneyim yaşayan adayı müşteri olarak da kaybetme riskini yaşıyorsunuz.
3) İletişim Kampanyası
Hedefler netleştiğinde ve süreçte görevler belirlendiğinde, adayları çekmek için onlara nereden ve nasıl ulaşacağınızı belirlemenin zamanı geldi demektir.
Hedef kitlenizin yaş grubuna, yaşadıkları bölgelere, eğitim yerlerine veya alışkanlıklarına göre kullanacağınız iletişim kanalları değişebilir. Büyük şehirlerde üniversiteli gençlere ulaşmaya çalışıyorsanız, sosyal medya ve dijital pazarlama yöntemleri kullanmanız mantıklı, ama internetin aktif kullanılmadığı küçük kasabalarda yerel gazetelerde ilanlar, otobüs duraklarında afişler ve ilan panoların kullanımı daha etkili olacaktır.
Hedef profilinizin özellikleri kurgulayacağınız iletişim içeriklerini belirler. İdeal işverende aradıkları özellikler kurumunuzda çalışma avantajları ile birlikte iletişim kampanyasında öne çıkabilir.
Toplu işe alım pozisyonuna başvuran aday yüksek ihtimal ile başka pozisyonlara da başvuruyor. Ona göndereceğiniz süreç davet maili kurumunuzu diğer rakiplerinizden ayrıştırmak için bir fırsat. Bazen İK'cılar olarak şirketimizin ve ürün/hizmet yelpazesinin herkes tarafından bilindiğini varsayıyoruz. Ama öyle olmayabilir. Davet mektubunuzda şirketiniz ve ürünleriniz hakkında bilgi vermekten çekinmeyin.
Diğer işe alım kampanyalarından farklı olarak, toplu işe alım, adaylarla çok daha net ve hatta sürekli etkileşim gerektirir. Her aşamadan sonra aday hala süreçte olduğunu bilmez ise farklı şirketlere başvurabilir. Otomatik yanıt sistemi bunun için en etkili yöntem, süreçteki durumuna göre adaylara otomatik şablon geribildirim mailleri iletebilirsiniz.
4) Tarama
Adayların hangi kriterlere göre eleneceği konusunda net olmak gerekir. Kısacası neyi, hangi aşamada değerlendireceğinizi tam olarak belirlemek önemlidir. İlk aşamada mümkün olduğunca çok sayıda uygun olmayan adayı ayıklamak önemli. Ön eleme kapsamında kesinlikle pozisyona uygun olmayan kişileri belirlemeniz, sürece sadece kriterlerinizi sağlayan adaylar ile devam etmenizi sağlar. Bu aşamada kişisel veya mesleki yeterlilikleri ölçemezsiniz, ama kesinlikle sürece almayacağınız adayları belirlersiniz.
Askerlik zorunluluğu, çalışabildiği lokasyon, uygun işe başlama tarihi gibi konularda aday kalitesi ne olursa olsun, pozisyonunuz kritere uymuyor ise aday ile bu pozisyon kapsamında görüşmeye devam etmenin anlamı yok.
5) Değerlendirme
Toplu işe alım için bazı geleneksel işe alım yöntemleri uygun değil. Bireysel ve telefon mülakatları her adaya vakit ayırma ve detaylı inceleme fırsatı veriyor, fakat toplu alımlarda zaman ve operasyonel maliyeti çok yüksek. Grup mülakatlar bireysel mülakatlara göre nispeten daha ekonomik, fakat yetersiz bilgi alma riski daha yüksek oluyor. Değerlendirme merkezi: etkili, fakat pahalı bir yöntem. Online sınav/envanter toplu işe alım süreci için en uygun yöntem, adaylarınızın yetkinlikleri ve yeterliliği ile ilgili en kısa sürede bilgi alabileceğiniz metot.
Artık toplu işe alım konusunda teknoloji bize destek oluyor. Bir şirketin aynı anda birçok çalışanı işe alması gerektiğinden, en iyi adayları seçme ve uygun olmayanları ayıklama sürecini mümkün olduğunca ekonomik ve kompakt hale getirmek önemlidir. O yüzden işe alım süreç otomasyon araçları kullanmanızı öneriyoruz. Peoplise Analyse sayesinde her adaya standart deneyim yaşatıp hem zamanında geri bildirim yapılmasını sağlarsınız, hem de değerlendirme aşamalarını otomatik kurgulayıp sadece kriterlerinize uygun adaylar ile ilerlersiniz.
6) Teklif ve İşe Başlatma
Ne yazık ki toplu işe alım süreci, iş teklifi yapıldığı anda bitmiyor. Teklifi kabul eden adayınız ile iletişimde kalmak çok kritik, aksi takdirde işbaşı yapması gerektiği günde işe gelmeme riski yüksek. O yüzden toplu alımın KPI’larından biri teklif kabul oranı olmamalıdır, çünkü çok sayıda aday bu aşamadan sonra kayboluyor. KPI’lara işbaşı yapan ve deneme süresini geçen kişi sayısını eklemek daha gerçekçi bir gösterge olacak.
Görevin hız ve büyüklüğü korkutucu görünse bile, doğru planlama yapıldığında öngörülebilir ve gerçekleştirilebilir göreve dönüşüyor.