Son 3 yılda çalışma düzenimiz en temelinden değişti. Ülkece ve dünyaca hızlı bir tepki verdik ve yeni koşulları normalimiz haline getirmeyi başardık. Peki sırada ne var?
Görünen o ki, hızlı uyum sağlamaya çalışırken evdeki her şeyi kırıp döken çocuklara benzedik. Eski kurallar ve alışkanlıklarla çalışma düzenlerimizi sürdürmeye çalıştık. Kurumsal yapılarımız hazır olmasa bile çalışanlarımız dijitalleşmiş bir düzene çoktan hazırdı. Fakat dijital düzen içerisindeki analog süreçlere ise hazır olmalarını beklememiz bile başlı başına bir hataydı.
Günümüzde işe aldığımız çalışanların 4’te 3’ü Y veya Z jenerasyonuna dahil. Bu dijital bir dünyanın içine doğdukları anlamına geliyor. İş dünyasına adımlarını atana kadar sanal dünya içerisinde bütün işlerini halledebiliyorlar. Çok daha dijital olmasını bekledikleri şirketlerinin kapısından adımlarını attıkları anda ise onları bir şok dalgası karşılıyor. Manisa’da yaşayan ve İstanbul’daki ilk işine başlamayı heyecanla bekleyen Nazlı’nın sürecini birlikte izleyelim.
Büyük ve marka değeri yüksek olan bir kurumda çalışacağı için mutlu olan Nazlı firmadan gelen teklifi hızlı bir şekilde kabul ediyor. Hemen ardından hazırlaması gereken 20 adet işe giriş belgesinin listesini içeren bir mail alıyor ve bu belgeleri şirketin İstanbul’daki ofisine 1 hafta içerisinde teslim etmesi gerektiğini öğreniyor. Nazlı bu sürece bir anlam veremese ve istenenleri yerine getirmekte güçlük çekse de sonunda belgelerini tamamlayıp teslim etmek için ofise geliyor. 18 katlı dev plazaya giriş yaptığında bu belgeleri teslim etmenin o kadar da kolay olmadığını anlıyor. Belgeleri teslim almak için onu heyecanla bekleyen birileri yok. Güvenliğe derdini anlatmaya çalışıyor ve sonunda aldığı misafir giriş kartı ile insan kaynaklarının yolunu tutuyor. Orada da fark ediyor ki, belgelerini kontrol etmesi gereken özlük işleri çalışanının onun geleceğinden haberi yok. Zorlukla da olsa belgeleri kontrol ediliyor ve bir eksik olduğu görülüyor. Nazlı biraz öfke, biraz da hayal kırıklığı ile eksik belgesini tamamlamak üzere ofisten ayrılıyor.
Belgeleri tamamlama süreci bittikten sonra işlerin yoluna gireceğini düşünen Nazlı ilk iş gününde tekrar ofise geldiğinde giriş kartının çıkartılmamış, çalışma masasının, bilgisayarının ve diğer ihtiyaçlarının henüz hazırlanmamış olduğunu görüyor. Onunla bugüne kadar ilgilenen insan kaynakları çalışanı Meral’in elinde bir hoş geldin kutusu var, ancak Nazlı’nın o kutuyu koyup fotoğrafını çekebileceği bir masası yok. Nazlı’ya ona ilk gün eşlik etmek üzere Mehmet adında bir buddy atandığı söyleniyor ancak Mehmet, Nazlı’nın geleceğini son dakika haber aldığı için henüz işlerini tamamlayamamış. İlk gününü, bir salonda tek başına iş güvenliği ve bilgi güvenliği eğitimlerini izleyerek geçirmek zorunda kalıyor.
İkinci gününde masasına ve bilgisayarına kavuşan Nazlı, bu kez de mail adresinin açılmadığını ve işine başlayabilmesi için gerekli olan izinlerin ona tanımlanmadığını öğreniyor. Meral aslında IT ekibine durumu bildirdiğini ancak iş yoğunluğunda gözden kaçabilmiş olacağını söyleyerek özür diliyor.
İlk haftasını doldurduğunda Nazlı’ya kağıt üzerinde bir değerlendirme anketi iletiliyor. Nazlı tüm görüşlerini dürüstçe aktardığı bu anketin ona sunulmuş olmasına minnettar. Fakat kağıt üzerindeki anketin hiç incelenmeden özlük dosyasına konduğunu görünce umutları tükenmeye başlıyor. Hayalindeki şirket çok daha organize ve günümüz teknolojisini önden takip eden bir yerdi. Şirket bilgisayarını açıyor ve Linkedin’den yeni iş ilanlarına bakmaya başlıyor…
Bu hikayede hepimize tanıdık gelen bir şeyler var. Müşteriye bakan yüzü parlak ve en yeni teknolojilerle donatılmış şirketlerimizde iç müşterilerimiz, yani çalışanlarımız hala manuel işlerle uğraşıyor. Satış, pazarlama ve finans gibi tüm fonksiyonlarda dijitalleşmeyi çoktan başlatmış, hatta nasıl mükemmelleştiririzi konuşurken, sıra çoktan insan kaynaklarına geldi de geçiyor.
Yapabileceğimiz şeyler göründüğü kadar zor değil. İlk olarak şirketimizde yeni başlayan bir Z jenerasyonuna nasıl bir deneyim yaşatmamız gerektiğini hayal etmeliyiz. Üzerinde düşünüp planlama yapmaya başladıktan sonra göreceksiniz ki beklentiler yüksek olsa bile gerçekleştirmek hayal değil. Modern İK yazılımları onboarding sürecini hayalini kurduğumuz gibi kurgulamamızı, doğru zamanlarda, doğru içerik ve görevlerin onboardee’ye ulaştırılmasını kolaylıkla sağlayabiliyor.
Peoplise olarak iyi bir Onboarding sürecinde vazgeçilmez bulduğumuz 3 ana başlık var:
- Özlük ile alakalı konular
- Motivasyon ve bağlılık
- Şirket kültürüne uyum
Bu başlıkların her birinin altında yapılması gereken onlarca küçük görev var. Bunların düzenli bir şekilde yerine getirilmesi ve takip edilmesi gerekli. Bu noktada elinize bir checklist alıp mevcut onboarding sürecinizde hangi önemli noktaları gerçekleştirip hangilerini atladığınızı kontrol etmenizi tavsiye ediyorum. Sizin için en güncel trendleri de dikkate alarak detaylı bir checklist oluşturduk. Buradan ücretsiz bir şekilde indirebilirsiniz .
Günümüzde dijital çözümler açısından bir patlama noktasındayız. Hangi çözümü kullanmayı tercih ederseniz edin, onboarding sürecinizi bu dijitalleşmenin dışında bırakmayın. Nazlı’ları üzmeyin ve kaybetmeyin!