Ret mektubu, e-posta kutunuzda rastlamak istediğiniz en son mail türü olabilir. Neredeyse herkesin büyük bir fırsatı kaçırdığını düşündüğü ve üzücü bir ret maili almadığı tecrübesi vardır. İyi yazılmış, zamanında ve gerçekten samimi bir ret maili bazı olumlu şeylerin başlangıcı olabilir. Marka sadakati ve gelecekteki işe alımlar için adayın yetenek havuzunda bulunması bunlardan birkaçı. Bunun aksi de mümkün. Kötü bir ret mektubu markanızı olumsuz etkileyebilir. Son araştırmalar gösteriyor ki kötü yönetilen olumsuz adaylara dönüş süreci, yeniden başvurma olasılığı ve markanın adalet anlayışı üzerinde oldukça fazla etkiye sahip.
Her şeyden önce, işveren marka çalışmalarınızın kötü yönde etkilenmemesi için istisnasız her adaya geri bildirim vermeniz şart.
Bir işe başvurduğunuzu hayal edin. Size göre iyi geçtiğini düşündüğünüz bir mülakattan çıktınız. İşverenler her zamanki gibi güler yüzlü ve nazikti. Size daha sonra dönüş yapacaklarını söylediler. Fakat birkaç hafta sonra hala bir cevap alamadınız. Marka hakkında iyi şeyler söylemeyecek kadar hayal kırıklığına uğramış olacaksınız. Uzun zamandır oluşturmaya çalıştıkları işveren markasını, çevrenizdekilere söylediğiniz negatif sözler etkiler.
O yüzden sessiz kalıp ortadan kaybolmadan önce bu davranışın adayların markaya bakış açısını nasıl etkileyeceğini iyi düşünün.
Ret Mektubu İşveren Markanızı Etkiler
Adaylara hızlı ve iyi bir geri bildirim veren şirketler adayların onlara sadık kalmasını sağlar. Kendileri reddedilmiş olsalar bile çevresindekilere sizin şirketinizi önermeleri bir olasılık olacaktır. Zamanında ve net bir ret maili adayların sizinle daha sonra çalışabilme ihtimalini canlı tutar. Geri bildirimde, adayın yetenek ve uyumluluklarından bahsetmek, adayın yeteneklerini size uyumlu bir şekilde geliştirip tekrar başvuruda bulunmasına olanak sağlar. Yani adayları bu süreç boyunca ilgili ve motive tutmak önemlidir.
Ürün markası ve işveren markasının da birbirine bağlantılı olduğunu unutmamak lazım. Yani, eğer siz adaylara olumlu yaklaşmaya devam ederseniz yeni bir müşteri kazanabilirsiniz.
İletişim Kanalı Nasıl Seçilmelidir?
Eğer olumsuz adaylara dönüş sürecinizi düzeltmeye istekliyseniz şimdi sıra iletişim kanalınızı seçmekte.
Telefon, e-posta ve WhatsApp, Instagram gibi sosyal medya kanalları seçenekleriniz arasında.
E-posta, adaya başvurduğu pozisyonda karşılayamadığı yetkinlik ve uyumlulukları detaylı bir geri bildirim yoluyla iletmenin en uygun yolu.
WhatsApp ve Instagram gibi sosyal medya mecraları yoluyla adaya onunla süreçte devam edemeyeceğinizi bildirebilirsiniz. Fakat adayla daha sonrasında iletişime geçmek istediğinizde ret mesajı en son atılan mesaj olarak gözükecektir. Messenger kanallarında iletişimi pozitif tutmak daha etkili olacaktır.
Telefon konuşması en fazla zamanınızı alacak seçeneklerden biridir. Size artıları ve eksileri uzun uzun konuşma fırsatı verecektir ama telefon konuşmalarının genelde akılda kalmadığını da hatırlatmakta fayda var.
Ret Maili Nasıl Yazılmalıdır?
Her geri bildirimde olduğu gibi ret mailini de bir plan doğrultusunda yazmanız ve olumlu tutumunuzu tüm mail boyunca korumanız önemlidir:
- Adayın sevdiğiniz yönlerini belirtin.
- Reddedilme nedenini olabildiğince net ve anlaşılır bir şekilde açıklayın: adayın test/mülakat sırasında gözlemlediğiniz hatalarını ve pozisyon için yetersiz yetkinliklerini, vs.
- Eğer mümkünse adaylarınızın yetkinlikleri istediğiniz seviyeye getirilmesi için e-learning programları gibi kaynak önerileri ekleyin.
- Sosyal medya aracılığıyla iletişimde kalmayı önerin.
- Kurumunuzun sosyal medya hesaplarını ekleyin.
Meşgul İşverenler İçin Ufak Tüyolar
“Bu kadar çok aday varken her adaya geri bildirim verecek zamanı nereden bulabilirim ki?” dediğinizi duyar gibiyiz.
Problemi anlıyor ve size bazı ufak işveren tüyoları öneriyoruz:
- Şablonları atın! Güzel bir şablon belirlemek ve gelecekte de onun üzerinden çalışmak size oldukça çok zaman kazandıracaktır.
-
Mülakata katılan birim yöneticilerinden ret mailinde kullanmak için mülakat geri bildirim formu doldurmalarını isteyin:
- 1) Adayı nasıl buldunuz?
- 2) Bu pozisyon için hangi yetenekleri eksik?
- 3) Kendilerini geliştirmeleri için öneriler. Belli bir pozisyon/departman için işe alım yapıyorsanız her adayın öğrenmesi gerektiğini düşündüğünüz bilgileri içeren kaynakları bir liste halinde hazır tutabilirsiniz.
- Takviminizde “Adaylara geri bildirim” için bir zaman ayırın.
- Eğer bunları yapacak zamanınız da yoksa her adaya gönderebileceğiniz, kriterlerle uymadıklarını belirttiğiniz genel bir şablon hazırlayın. En azından adayları merakta bırakmamış olursunuz.
- Peoplise, adaylarınıza işe alım sürecinizin her adımında farklı, sizin belirlediğiniz zaman ve metinle iletilen şablonlar hazırlamanıza olanak sağlayacak şekilde tasarlanmıştır.
Geribildirim tek yönlü olmamalıdır. Reddedilen adaylardan geri bildirim almak da sizin işe alım sürecinizi geliştirmenize olanak sağlayacağını da belirtmiş olalım.